Подготовка к стратегической сессии начинается с вопроса, который команда должна решить вместе. Перечень презентаций и забронированная площадка ещё не объясняют, какой выбор предстоит сделать. Этот чек-лист поможет собрать исходные сведения для разговора с фасилитатором и увидеть, чего пока не хватает.
Это рабочая памятка, которую можно заполнить до первой встречи. Точный состав интервью, данных и участников согласуют под задачу компании. Для подробного разбора каждого пункта есть семь вопросов руководителю перед сессией.
1. Опишите управленческий вопрос
Запишите, что изменилось и почему компании нужно принять решение сейчас. Разделите наблюдаемые факты, предположения и вопросы без ответа. Вместо «нужно разработать стратегию» назовите конкретный выбор: проверить направление роста, согласовать приоритеты или организовать исполнение принятого решения.
Учебный пример: команда рассматривает новый сегмент клиентов, но не знает, подходит ли ему действующее предложение. Вопрос для сессии: «При каких условиях стоит начать работу с этим сегментом и что нужно проверить до расширения?» Это условная ситуация, а не описание клиента или достигнутого результата.
2. Уточните решения и полномочия
Перечислите решения, которые участники могут принять на встрече. Отдельно отметьте вопросы, требующие последующего согласования. Назовите заказчика стратегической сессии и того, кто вправе утвердить распределение ресурсов.
Уточните, что уже принято, а что остаётся открытым. Если направление утверждено, команде может потребоваться план исполнения. Если спорен сам выбор рынка, раннее составление списка проектов может скрыть нерешённый вопрос.
3. Подберите участников и интервью
Включите функции, от которых зависят решение и его исполнение. Для обсуждения нового предложения могут понадобиться продажи, операции и финансы. Часть специалистов достаточно привлечь к интервью или подготовке материалов.
Сохраните разные позиции руководителей. Не нужно заранее приводить ответы к единой формулировке: расхождения помогут разработать сценарий и выбрать вопросы для совместной работы.
4. Соберите данные под вопрос сессии
Для каждого материала укажите источник, период и ограничения. Данные о спросе должны позволять понять, о каких клиентах и запросах идёт речь. Сведения о ресурсах должны учитывать уже принятые обязательства.
Собирайте доступные данные, которые помогают сделать выбор. Если сведений нет, зафиксируйте пробел и вопрос для проверки. Не заменяйте неизвестное уверенной цифрой. Условия передачи внутренних материалов обсуждают до их передачи; для первого разговора достаточно описать, какие сведения у компании есть.
5. Назовите ограничения и следующий шаг
Уточните доступное время участников, бюджетные рамки, зависимости и работу, которую можно отложить. Договоритесь, как команда вернётся к решениям: кто организует проверку, что нужно показать и кто сможет снять препятствие.
Заранее обсудите состав результатов стратегической сессии. Перечень документов полезен, когда понятно, кто будет пользоваться ими после встречи.
Рабочий лист для первой встречи
Распечатайте материал кнопкой «Распечатать материал» в начале страницы или через меню печати браузера. В диалоге печати его также можно сохранить в PDF. Заполните поля коротко; неизвестное отметьте как вопрос для обсуждения.
- Ситуация и причина встречи: __________________________________
- Вопрос, который команда должна решить: ________________________
- Открытые решения и уже принятые договорённости: ________________
- Заказчик стратегической сессии: _______________________________
- Кто вправе утвердить решения и ресурсы: ________________________
- Нужные участники и их вклад: _________________________________
- Доступные материалы, источники и периоды: ______________________
- Неизвестные факты и спорные предположения: _____________________
- Ограничения по времени, людям и ресурсам: ______________________
- Какие результаты нужны после сессии: __________________________
- Кто организует первую проверку решений: _______________________
Как это связано с подготовкой нашей сессии
В Strategic Execution System подготовка занимает от двух недель. Сначала проводим интервью с заказчиком стратегической сессии, затем с руководителями направлений и другими значимыми участниками. По задаче и интервью разрабатываем индивидуальный сценарий и согласуем его до проведения.
Сессия длится два дня. Оформленные результаты передаём через неделю после окончания; с даты передачи начинается доступ к GoalFlow на три календарных месяца. Стоимость проекта, условия доступа и сопровождение обсуждаем индивидуально.
Посмотреть порядок подготовки и проведения стратегической сессии. Если пока неясно, какой формат нужен, прочитайте чем стратегическая сессия отличается от планёрки.